Frau Stephanie Jacob absolviert im Rahmen ihres BWL Studiums seit Anfang September ein 3-monatiges Praktikum bei der Axiom Nord GmbH Personaldienstleistung in der Niederlassung in Stralsund. Im Zuge dessen befasste Sie sich intensiver mit der Umstellung zu SEPA (Single Euro Payments Area) und interviewte Herrn Suckow, den Geschäftsführer. Die Prozesse bei der AXIOM Nord GmbH Personaldienstleistung im Bereich Lohnabrechnungen laufen schon recht zeitgemäß ab, so werden die Lohnabrechnungen online zur Verfügung gestellt, es gibt ein Bewerber-Portal und es werde digitale Personalakten geführt.
Herr Suckow, sind Sie für die Umstellung auf SEPA gerüstet?
„Wir arbeiten mit 2 verschiedenen Hausbanken und bei der Umstellung des bisherigen online Zahlungssystems auf SEPA mussten wir feststellen, dass lediglich unsere bisherige Software nur eine Bank im SEPA System verwalteten kann. Daraufhin mussten wir in ein neues Zahlungssystem investieren. Dieses wurde installiert, eingerichtet und die Benutzer konfiguriert, bevor wir schließlich den ersten Testlauf starten konnten.“
Klappt die Überweisung des Lohns bereits?
„Das Interessante bei den Lohnüberweisungen ist, dass man nie vor Überraschungen geschützt ist. Bei unserem letzten Lohndurchlauf mussten wir zum Beispiel feststellen, dass die LBS-Ost nicht SEPA-fähig ist. Somit wurde der komplette Lohndurchlauf für die Vermögenswirksamen Leistungen zurück überwiesen.“
Haben Sie bei solchen Problemen ausreichend Unterstützung erhalten?
„Die Qualität der Hotlines für die Bankensoftwares ist wirklich sehr unterschiedlich und kann nicht pauschalisiert werden. Die Lösung der Probleme nahm einige Zeit in Anspruch, die uns dann leider für das Kerngeschäft fehlte.“
Wird es noch lange dauern, bis die Umsetzung reibungslos ablaufen wird?
„Wir werden noch mindestens 2 Lohnläufe benötigen, um festzustellen ob alle Zahlungsströme dort ankommen, wo sie hin gehören. Da Krankenkassen häufig verspätete Zahlungen mit Strafzahlungen belegen, sind rechtzeitige Testläufe unabdingbar. Aber man darf nicht vergessen, dass dafür die Zeit knapp ist.“
Welchen Hinweis können Sie anderen Betroffenen geben?
„Man kann wirklich nicht früh genug mit der Prüfung des Zahlungssystems und der Umstellung der Finanzabrechnung auf SEPA anfangen. Es sind mehre Testläufe notwendig und Rücküberweisungen auf Grund unzureichender Stammdaten immer wieder möglich. Wenn also Strafzahlungen und Sanktionen vermieden werden möchten, sollte sie jede Testmöglichkeit nutzen um die Zuverlässigkeit zu prüfen. Wer erst jetzt anfängt schafft es vielleicht gerade noch vor Februar.“
